Ertelemeyi Yenmenin Sırrı: Reddit’te Popüler Olan 5 Dakikalık Verimlilik Kuralı

Çoğu yapılacaklar listesinde iki tür öğe bulunur: üzerinde çalıştığınız gerçek işler ve sürekli olarak yarına ertelenen küçük görevler. O e-postaya cevap vermek, o belgeyi dosyalamak, o davete katılmak… Hiçbiri uzun sürmez, ancak hiçbiri tamamlanmaz.

5 dakikalık kural, ikinci kategori için tasarlanmıştır. Bir görevin beş dakika veya daha az sürdüğünü fark ederseniz, onu listenize eklemek yerine hemen yapın. Emin değilseniz, bir zamanlayıcı kullanın. Zamanlayıcının çaldığında, durma izniniz vardır.

Bu fikir, farklı formlarda yıllardır varlığını sürdürüyor. “Getting Things Done” yönteminin yaratıcısı David Allen, sistemine “iki dakikalık kural” olarak adını verdiği bir uygulamayı dahil etmiştir: iki dakika veya daha az süren her şeyi hemen yapın. Instagram’ın eski CEO’su Kevin Systrom, özellikle ertelemeyle mücadele edenler için bir varyasyon kullanır. 2017 yılında Axios co-kurucusu Mike Allen’a yaptığı açıklamada, beş dakikalık kuralın en sevdiği verimlilik ipucu olduğunu belirtmiştir: “Bir şeyi yapmak istemiyorsanız, kendinize onun en az beş dakikasını yapacağınız bir söz verin. Beş dakika sonra, genellikle tümünü bitireceksiniz.”

Zaman yönetimi ve verimlilik koçu Alexis Haselberger, küçük görevlerin listenin üzerinde birikmesi durumunda ortaya çıkan duruma “yapılacaklar listesi şişkinliği” diyor.

“Her şeyi takip etmeye çalıştığınız için, yapılacaklar listeniz bu kadar küçük görevlerle dolup taşar ki, insanlar görevi tamamlamak ve bitirmek yerine, sürekli olarak ‘yarın’a ertelemeye daha fazla zaman harcarlar,” diye belirtiyor. Bu durumda, liste bir araç olmaktan çıkar ve tamamlanmamış her şeyin bir kaydı haline gelir. Beş dakikalık kural, bu kategoriyi tamamen ortadan kaldırır.”

Haselberger’in önerdiği yöntem oldukça net: “İki dakikadan kısa süren her şey, sisteminize dahil edilmemeli ve tekrar düşünülmemelidir. Masanızda bir kağıt belirdiğinde, onu dosyayın veya tarayın. Yerde bir dağınıklık gördüğünüzde, temizleyin. Bir davet aldığınızda, hemen cevap verin. Sadece yapın, işaretleyin ve saniyeler içinde onun hakkında düşünmeyi bırakın.”

Yapılacaklar listesi gerçekçi olduğunda, onu tamamlamanın gerçek bir şansı vardır. Şeyleri bitirmek, daha fazla şey bitirme isteği uyandırır.

Haselberger ayrıca, bazı kişilerin tercih ettiği “tamamlanmış işler listesi” olarak adlandırılan yöntemin de bu kural sayesinde kolayca uygulanabileceğini belirtiyor. Her hızlı görev, hemen tamamlandığında bu listeye eklenir.

Bazı görevler, başladığınızda beş dakikadan uzun süreceği anlaşılabilir. Bu durumda, beş dakika sonra durun, görevi yapılacaklar listenize ekleyin ve öncelikli olarak planladığınız işe geri dönün. “Zararı sınırlayın, onu yapılacaklar listenize ekleyin ve öncelikli olarak planladığınız şeye geri dönün,” diyor Haselberger.

Bir diğer tuzak ise, küçük görevlerin dikkatinizi dağıtmasına izin vermektir. Beş dakikalık kural, her seferinde ortaya çıkan küçük bir şey olduğunda odaklanmış işinizi kesmek için bir bahane değildir. Onları not alın ve doğal durma noktalarında (bir çalışma bloğunun sonunda, öğle yemeğinden önce veya günün sonunda) bunları halledin. Bu kural, aralarda değil, araların dışında geçerlidir.

Bu çözüm size ilham verdi mi? Bir arkadaşınızla paylaşın veya misyonumuzu desteklemek için bir “Emissary” olun.